Мониторинг 25 кампусов для Правительства РФ: как Федеральное казначейство избавилось от ручного обновления данных

О заказчике

Федеральное казначейство (Казначейство России) — федеральный орган исполнительной власти, его функции определены в Постановлении Правительства Российской Федерации от 01 декабря 2004 N 703 "О Федеральном казначействе"). Одна из государственных систем, работоспособность которой обеспечивает Казначейство России, является государственная автоматизированная информационная система «Управление» (ГАС «Управление»).

Для мониторинга и контроля исполнения федерального проекта «Создание сети современных кампусов» на уровне Аппарата Правительства Российской Федерации и Министерства науки и высшего образования Российской Федерации была реализована и развивается в ГАС «Управление» информационно-аналитическая панель мониторинга статусов проекта.

Контекст: федеральный проект «Создание сети современных кампусов» (Кампусы)

Федеральный проект «Создание сети современных кампусов» реализуется в рамках национального проекта «Молодежь и дети». Его цель — к 2030 году создать 25 университетских кампусов в городах России: от Калининграда и Москвы до Южно-Сахалинска и Хабаровска. 

Мониторинг и контроль за ходом реализации проекта осуществляется на уровне Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации в рамках регулярных штабных мероприятий. Это предъявляет жесткие требования к актуальности, структурированности и визуальному качеству аналитических материалов: данные должны быть точными, понятными и доступными именно тогда, когда они нужны — без задержек и ручного труда. 

Ситуация до внедрения

Аналитическая панель для мониторинга федерального проекта существовала — но процесс ее актуализации создавал три системных риска.

Ручное обновление. Сотрудники вручную выгружали JSON-файлы и загружали их в панель. Формально — 3–5 минут. Практически — риск ошибки, устаревших данных или пропущенного обновления именно накануне важного совещания. В связи с этим возникал риск принятия решений с опорой на недостоверные данные и тратой времени руководства на выяснение реального положения дел.

Зависимость от подрядчика в нестандартное время. Процедура обновления была сосредоточена на стороне внешнего исполнителя. Если данные нужно было обновить срочно — поздно вечером или в выходной день перед штабом — это превращалось в операционную проблему.

Неструктурированное отображение данных по объектам. Контрольные точки и изображения в разрезе каждого из 25 объектов кампусов не читались с первого взгляда. Панель не обеспечивала того визуального качества, которое необходимо для доклада на уровне Правительства.

Почему выбрали Modus BI

Федеральное казначейство уже не первый год использует Modus BI для организации мониторинга внутренних проектов

При выборе платформы для мониторинга строительства кампусов заказчик ориентировался на четыре требования, критичных именно для этого проекта:

Цели и задачи

Главная цель — обеспечить актуальное, структурированное и визуально качественноеотображение хода реализации федерального проекта «Кампусы» для доклада на уровне Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации. Для этого предстояло:    

• реализовать аналитическую панель с максимально структурированным отображением данных о выполнении ключевых показателей

• настроить автоматизированный импорт данных из цифровой системы учета реализации федерального проекта

• устранить неструктурированное отображение контрольных точек и изображений в разрезе каждого объекта

• обеспечить полную независимость от подрядчика при обновлении и управлении панелью

• сформировать инструмент, пригодный для использования на штабных мероприятиях с участием руководства Правительства Российской Федерации.

Как проходило внедрение

Внедрение прошло без существенных технических затруднений. Четкое разграничение этапов и высокий уровень проработки постановок задач позволили реализовать проект в плановые сроки — каждый этап завершался согласованием с заказчиком.

Как работает Modus BI в проекте «Кампусы»

Аналитическая панель реализована на платформе Modus BI и развернута в on-premise-контурезаказчика — данные не покидают периметр ведомства. Источником служит цифровая система учета реализации федерального проекта: данные поступают через JSON-коннектор и обновляются по расписанию автоматически. При необходимости внеплановое обновление запускается вручную самим заказчиком — без участия подрядчика.

Ключевые возможности реализованной панели:

• Мониторинг KPI и контрольных точек: ключевые показатели федерального проекта отображаются в структурированном виде с разбивкой по каждому из 25 объектов кампусов.

• Фотофиксация по объектам: возможность отображения актуальных изображений строительных объектов доступна в разрезе каждого кампуса — для наглядной демонстрации прогресса на штабных мероприятиях.

• Контроль исполнения поручений: панель обеспечивает мониторинг поручений Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации и отслеживание статусов по направлениям ключевой деятельности.

• Полная независимость от подрядчика: управление панелью, обновление данных и настройка фильтров осуществляются силами заказчика оперативно, 24/7.

Результаты

Внедрение устранило все три системных проблемы, с которыми работала команда до проекта: ручной труд, зависимость от подрядчика и слабая структурированность данных перед лицом высшего руководства.

• Без звонков подрядчику — данные актуализируются автоматически (по расписанию или по запросу заказчика).

• 3 мин. → 0 ручного труда за цикл — исключен человеческий фактор, устранен риск неактуальных данных перед штабом.

• 25 объектов под структурированным мониторингом — KPI, контрольные точки и изображения по каждому кампусу читаются с первого взгляда.

• 24/7 готовность панели к докладу — доступна в любое время, включая ночь накануне штабного совещания, без ожидания подрядчика.

• Повышение качества докладов — структурированная визуализация повысила наглядность материалов до уровня, требуемого Правительством РФ.

  Ключевой управленческий эффект: панель перестала быть зависимым инструментом — и стала суверенным. Заказчик получил полный контроль: обновляет данные самостоятельно, не согласовывает сроки с подрядчиком и выходит на штаб с актуальной картиной по каждому из 25 объектов.

  Как система применяется сегодня

  Аналитическая панель используется руководством и ответственными сотрудниками ведомства для трех взаимосвязанных задач:

  
  

  → Штабные совещания Демонстрация результатов ключевой деятельности Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации — актуальные данные, структурированный формат, фотофиксация по каждому объекту.

  → Мониторинг KPI Отслеживание достижения ключевых показателей по каждому из 25 кампусов в режиме реального времени — без ручных запросов и сводных таблиц.

  → Контроль поручений Мониторинг исполнения поручений Заместителя Председателя Правительства Российской Федерации отслеживание статусов в рамках подготовки к штабным мероприятиям.

Андрей Моисеенко, руководитель проекта разработки информационно-аналитической панели мониторинга статусов проекта (Федеральное казначейство):

«Благодаря платформе Modus BI удалось обеспечить высококачественный процесс структуризации имеющихся данных, что приводит к быстрому и доходчивому восприятию и пониманию отображаемых на аналитической панели сведений. Платформа позволила реализовать отображение информации в простом, но тем не менее, понятном и наглядном представлении, что помогло и продолжает помогать в мониторинге выполнения Федерального проекта «Создание сети современных кампусов».