Департамент образования мэрии города Новосибирска

Ситуация до внедрения

До старта проекта – 475 образовательных учреждений предоставляли в Департамент образования данные по 35 показателям эффективности в формате Excel-отчетов. Аналитики ведомства тратили несколько недель на ручной сбор данных, проверку ошибок и формирование сводных рейтингов по районам и городу. Такой процесс был крайне трудоемким и не позволял оперативно принимать управленческие решения.
Департамент хотел оценить не только эффективность работы учреждений, но и качество их отчетности, чтобы найти возможности для совершенствования процессов.
Для того, чтобы сделать работу с большими объемами данных быстрой, удобной и эффективной было принято решение запуска полноценного BI-проекта с использованием связки решений ETL и BI для комплексного управления данными. Заказчик выбрал Modus ETL и Modus BI. 

Основная цель внедрения

Цель проекта — сделать подготовку к мероприятию «Балансовая комиссия» быстрее и эффективнее. Нужно было автоматизировать анализ работы 475 подведомственных департаменту учреждений.

  Конкретные аналитические задачи:
· Автоматически собирать и обрабатывать данные со всех 475 учреждений
· Наглядно визуализировать ключевые показатели в удобных отчетах
· Детально изучать каждый показатель — от общего по городу до конкретной школы
· Сравнивать учреждения между собой: по типам, районам или произвольным группам
· Анализировать как эффективность работы, так и качество предоставляемой отчетности. 

Результаты от внедрения системы

Благодаря запуску системы, Департамент образования получил следующие результаты:

1. Высокая скорость обработки данных
· Сбор и анализ данных теперь занимают часы вместо недель
· Исключены ошибки ручного ввода
· Информация всегда актуальна

2. Новые метрики качества
· Появился рейтинг качества отчетности
· Руководство может конкретно обсуждать с директорами, как улучшить работу с данными
· Выявление «точек роста» для каждого учреждения

3. Шесть ключевых дашбордов для управления (рейтинги)
· Общий рейтинг всех учреждений
· Рейтинг по работе с кадрами
· Рейтинг по исполнению бюджета (МЗ)
· Рейтинг по использованию имущества
· Рейтинг качества отчетности
· Детальная карточка по каждой школе

4. Глубокий анализ
· Возможность сравнивать школы между собой
· Выявление лучших практик и проблемных зон
· Детализация данных до уровня отдельного учреждения

Система обеспечила переход от обработки отчетов к управлению данными.

Как проходил процесс внедрения

Процесс запуска решения включал настройку инфраструктуры, проектирование показателей и дашбордов, перенос данных из Excel и 1С, а также обучение сотрудников Департамента.

Выполнены следующие ключевые задачи:
· Развернута серверная инфраструктура для подсистемы «Мониторинг»
· Совместно с заказчиком определен перечень показателей для оценки учреждений
· Разработан дизайн отчетов и дашбордов
· Установлено и настроено программное обеспечение
· Перенесены данные из Excel-таблиц в новую подсистему
· Настроена интеграция с «1С:Свод отчетов 8 ПРОФ»
· Созданы все необходимые отчеты
· Подготовлены инструкции по работе с системой и обучены сотрудники. 

Сложности и важные нюансы, которые необходимо учитывать в будущих проектах:
· Планирование на долгий срок и проверка лицензий. Согласование документов может занять время, что влияет на темпы работы.
· Определение ответственных за метрики. Введение новых показателей требует глубокой аналитики и четкого управления процессом.
· Подготовка данных. Перед загрузкой в систему данные лучше проверить и очистить — это сэкономит время на этапе внедрения.
Все сложности были успешно преодолены в ходе совместной работы. Сегодня подсистема «Мониторинг» на базе Modus BI — это центральный инструмент для подготовки к «Балансовой комиссии» и для ежеквартального анализа качества отчетности.

Ключевые выгоды и особенности проекта

Подсистема «Мониторинг» не просто автоматизировала рутину, она дало руководству Департамента мощный инструмент для принятия управленческих решений, основанных на данных, а не на догадках, и помогла вывести диалог с образовательными учреждениями на качественно новый уровень.

Преимущества решения:
· быстро готовит рейтинги для комиссии
· позволяет сравнивать учреждения разных типов
· показывает динамику показателей за любой период. 

Оксана Мухоярова, начальник управления бюджетного процесса в сфере образования мэрии Новосибирска

«На платформе решений Modus ETL и Modus BI была создана информационная система «BI-Мониторинг» для комплексного управления качеством отчетности в сфере образования Новосибирска. В результате внедрения системы время формирования и анализа данных для проведения Балансовой комиссии сократилось с нескольких недель до нескольких часов. Были автоматизированы 6 рейтингов качества отчетности, а ключевые показатели 475 образовательных учреждений теперь базируются на актуальных и достоверных данных.
Система предоставляет новые метрики, которые позволяют оценивать ситуацию в городе в целом и отслеживать динамику для принятия управленческих решений. Ее можно использовать в постоянном режиме — например, для анализа квартальной бухгалтерской отчетности.
Кроме того, в ходе ежегодной подготовки к Балансовой комиссии система позволяет оперативно корректировать параметры расчёта рейтингов и быстро формировать необходимую аналитику».