Технополис «Москва»

Заказчик: особая экономическая зона «Технополис «Москва»

Интегратор: «Смарт Тим Сервис»

Ситуация до внедрения:

• Несколько источников данных: 1С, ProRent, «Битрикс 24», «МосЭДО», Личный кабинет резидента ОЭЗ «Технополис Москва»;

• Большие объемы и пересечения данных из разных источников привели к недостоверности собранной информации, риски принятия некорректных управленческих решений увеличивались;

• Ручной сбор информации из «МосЭДО», который занимал 2-3 часа ежедневно;

• Накоплено более 250 Гб данных.

Результаты:

• Мы автоматизировали и систематизировали сбор и анализ данных, привели их к гибко управляемому формату. Также выстроили аналитическую систему, охватывающую больше девяти сфер бизнеса: аренду, финансы, HR, контроль безопасности, закупки, документооборот, работу с резидентами и прочее.

• Сократили время на обработку рутинных задач с 2 - 3 часов до нескольких минут, а по некоторым направлениям отчётности в 10-15 раз;

• Настроили агрегацию данных и уведомления для сотрудников. Теперь рассылка информации по ключевым метрикам генеральному директору и ключевым сотрудникам происходит еженедельно в автоматическом режиме; 

• Ускорили работу аналитического портала и обработку больших объемов данных с 40 до 5 секунд (после внедрения двухуровневой архитектуры);

• Внедрили искусственный интеллект, который анализирует полученный массив данных и классифицирует информацию, добавляя дополнительные, более детальные срезы для более глубокого анализа;

• Разработали порядка 70 дашбордов.

АО «ОЭЗ Технополис «Москва» — это особая экономическая зона, которая объединяет 6 производственных площадок общей площадью 1,5 млн м2. Основная цель ОЭЗ «Технополис «Москва» — создать условия для устойчивого развития высокотехнологичных компаний Москвы. Здесь работают более 220 компаний и больше 22 000 человек.

Из-за увеличения арендных площадей, роста количества систем и, как следствие, источников данных, накопившийся объем информации перерос тот уровень, когда его можно было обработать вручную или с помощью офисных приложений. Недостоверность данных увеличивала риски принятия ошибочных управленческих решений.

Нужно было систематизировать, очистить и сформировать свод данных по разным бизнес-направлениям: аренда, услуги, управление активами, ведение и контроль экономической деятельности и пр.

За время проекта специалисты Modus и «Смарт Тим Сервис» внедрили Modus BI, Modus ETL и различные средства обработки данных как на базе самой платформы, так и с использованием сторонних инструментов.

Также мы автоматизировали и систематизировали сбор и анализ более 250 Гб данных в гибко управляемый формат и выстроили аналитическую систему, охватывающую больше 9 сфер бизнеса и включающую в себя порядка 70 дашбордов.

Контроль за арендой помещений

Основная задача заказчика — создание условий для развития инновационной промышленности, в том числе предоставление арендных площадей, поэтому было важно подготовить отчёты, которые показывали бы все нужные данные по аренде. Информацию мы брали из системы Pro.Rent.

Чтобы решить эту задачу, команда «Смарт Тим Сервис» создали несколько отчётов, которые отображают информацию по нескольким направлениям:

• общая информация о количестве договоров, сумме арендной платы, проценте свободных площадей по площадкам;
• отчёт, где собирается укрупненная информация по контрагентам и договорам: сроки действия, перечень истекающих договоров и т.п. Есть возможность углубиться в данные по конкретным документам;
• данные по менеджерам, где представлена эффективность работы менеджеров по аренде;
• дебиторская задолженность, где отображаются задолженности перед организацией.

*Общая аналитика по аренде помещений (данные сгенерированы)


*Дебиторская задолженность по договорам аренды. Часть 2 (данные сгенерированы)

Ключевые финансовые показатели 

Нужно было настроить систему для заказчика так, чтобы данные на уровне банковских выписок из «1С» выгружались автоматически. Также необходимо было автоматизировать выгрузку планов из отдельных источников.

В итоге обновлённые отчёты стали загружаться гораздо быстрее — сотрудникам почти не приходится работать руками. А ещё Modus BI дал возможность выгружать информацию в удобном Excel-файле и обрабатывать её «под себя».

Теперь у заказчика всё считается и анализируется автоматически: поступления и расходы денежных средств подсчитываются и соотносятся с планами для каждого отдела.


*Дашборд с общими финансовыми показателями (данные сгенерированы)

Комплексный контроль за договорной работой

Также нужно было структурировать информацию о том, как у заказчика устроен процесс работы с документами на каждом из его этапов: от заключения договора до его исполнения. Данные мы брали из «1С», «Битрикс24» и ЕАИСТ.

В итоге мы сделали систему, которая отслеживает все этапы работы с документами, посчитали, сколько времени уходит на их подготовку: инициацию, все стадии согласования и саму закупку. Если кто-то не успевает выполнить свой этап процесса, то система напомнит сотруднику об этом.

Когда контракт подписан, руководитель может посмотреть в отчёте, кто за что отвечал, какие были договоры, сколько денежных средств поступило, и кто несет ответственность, если что-то пошло не так.


*Аналитика договорной работы (данные сгенерированы)

Анализ отчетности резидентов

Как говорилось выше главная цель ОЭЗ «Технополис Москва» — это создание условий для развития высокотехнологичных компаний в Москве. Поэтому заказчику важно быстро получать информацию о том, как работают его резиденты.

Сложность реализации этой задачи в том, что данные хранились в разных источниках: таблицы Excel и база данных. А ещё нужно было сгруппировать эти данные по разным категориям и представить их в удобном виде.

Специалисты «Смарт Тим Сервис» собрали все данные в одну систему и сделали несколько отчётов: краткая общая статистика для ТОП-менеджмента, подробная информация по налогам, рабочим местам и площадям для линейного менеджмента. Эти отчёты помогают следить за появляющимися рабочими местами, объёмом поступающих налогов и размером инвестиций. Сейчас ими пользуются и руководители, и ответственные сотрудники.

Искусственный интеллект в аналитике

До старта проекта сотрудники компании ОЭЗ «Технополис «Москва» собирали информацию о задачах и поручениях по исполнителям вручную (не более 10 человек) из системы «МосЭДО», и на это уходило больше 2-3 часов каждый день. При этом информация была ограничена не только по исполнителям, но и за период. 

Перед аналитиками компании «Смарт Тим Сервис» и пользователями встала интересная задача: сократить время на сбор данных, расширить число получателей и представить данные для каждого пользователя в понятной и удобной форме. 

Сотрудники «Смарт Тим Сервис» разработали роботизированный алгоритм, который собирает, выгружает и обновляет поручения по всем исполнителям, а это порядка 200 человек. Искусственный интеллект анализирует полученный массив и классифицирует информацию, добавляя дополнительные, более детальные срезы для последующего глубокого анализа. 

Сформированные уточненные таблицы с детализацией по каждому поручению служат источником для двух направлений аналитики: 

• Сотрудники «Смарт Тим Сервис» разработали алгоритм, благодаря которому по расписанию формируется рассылка каждому исполнителю с ключевыми показателями и сравнительным анализом за прошлую неделю. Если пользователь хорошо поработал и выполнил все назначенные поручения, то ему отправляется письмо с благодарностью, а если результаты были ниже, то с просьбой усилить работу по документам. В каждое письмо вкладывается реестр всех поручений с прямой ссылкой на источник.
• На основании этой же информации формируется аналитический дашборд по исполнительской дисциплине, где каждый руководитель видит по своему подразделению и сотрудникам сводную и детальную информацию. Второй дашборд выдает еще более укрупненную статистику генеральному директору по его заместителям и их исполнительской дисциплине, а также по их подразделениям.

Созданное решение сократило время на обработку рутинных задач с 2-3 часов до нескольких минут и расширило круг получателей, дополнило данные другими источниками. В результате ОЭЗ «Технополис «Москва» получила мощный инструмент аналитики для отслеживания и выполнения крайне важных для компании поручений.

Рассылка ключевых метрик для руководителя

В ОЭЗ «Технополис Москва» каждый день поступает много информации, необходимость следить за важными показателями компании ежедневно растёт. Сотрудники «Смарт Тим Сервис» разработали алгоритм, который по расписанию выгружает отчёты из системы и отправляет их руководителю и ключевым сотрудникам. Так стало можно смотреть данные без интернета.

Использование двухуровневой архитектуры баз данных

Еще одной задачей было ускорение обработки данных и работы аналитического портала в целом. Некоторые отчеты в компании «Технополис «Москва» работают под сильной нагрузкой пользователей, при этом сами визуализации дополнительно нагружены большим количеством сложных вычислений и большим количеством данных. В моменты пиковой нагрузки снижалась производительность, и дашборды «подвисали» после каждого действия.

Было принято выстроить двухуровневую структуру аналитики Modus BI, особенность которого — это практически бесшовное встраивание в любую архитектуру. Источник для аналитического портала перенесли с PostgreSQL на более производительную ClickHouse в части высоконагруженных отчетов. Тем самым ускорили работу аналитического портала и обработки данных с 40 до 5 секунд.

Овчаров Юрий, руководитель Практики BI «Смарт Тим Сервис»:

"Нам, как интегратору, очень интересно принимать участие в создании аналитической системы в ОЭЗ «Технополис «Москва». Кейс по разработке отчетов в особых экономических зонах для нас новый и имеет свои особенности в части анализируемой информации. В течение последних трех лет мы продолжаем получать колоссальный опыт в этой сфере. Хочется отметить конструктивный подход, который использует наш заказчик в совместной работе. На протяжении всего проекта представители заказчика оказывают максимальное содействие для достижения общего результата."

Руководитель проекта от ОЭЗ «Технополис «Москва»:

"Система BI-отчетности, которую мы внедрили совместно с нашими партнерами из Смарт Тим Сервис, значительно улучшила наши возможности в анализе данных, а также дает нам доступ к точной и актуальной информации в реальном времени, что позволяет нам быстрее реагировать на изменения, точно прогнозировать результаты и улучшать стратегическое планирование. Также отмечу, что достигнут важнейший сопутствующий эффект, а именно, наведение порядка в значительном количестве данных в разнородных источниках. Проделана масштабная работа, которой мы по праву гордимся и готовы делиться своим опытом с другими особыми экономическими зонами."